Ako exportovať knihu jázd pre účtovníka (PDF a XLS)
Blíži sa uzávierka a účtovník potrebuje podklady? Export knihy jázd zvládnete v aplikácii SaveTrack na pár klikov – do PDF na tlač aj do XLS na ďalšie spracovanie. V tomto návode vám ukážeme, ako vybrať správne obdobie, vozidlá a formát, aby ste účtovníkovi odovzdali presné a úplné podklady.
Kedy a prečo exportovať knihu jázd
Export knihy jázd potrebujete najčastejšie na konci mesiaca alebo štvrťroka, keď účtovník spracúva cestovné náhrady, spotrebu pohonných hmôt a daňové doklady. Elektronický export nahrádza ručné prepisovanie a znižuje chybovosť.
Ešte pred exportom sa uistite, že máte všetky jazdy zaradené ako služobné alebo súkromné. Nezaradené jazdy si najskôr priraďte, aby bol výkaz kompletný a správny.
Výber obdobia a vozidiel
V sekcii knihy jázd zvoľte obdobie exportu – napríklad konkrétny mesiac alebo vlastný rozsah dátumov. Potom vyberte, ktoré vozidlá chcete zahrnúť: jedno auto, skupinu alebo celý vozový park.
Ak účtovník spracúva každé vozidlo zvlášť, exportujte ich samostatne. Pri hromadnom vyúčtovaní zvoľte všetky vozidlá naraz – aplikácia pripraví súhrnný výkaz.
Export do PDF
Formát PDF je ideálny na tlač, archiváciu a odovzdanie ako oficiálny doklad. Obsahuje prehľadný zoznam jázd s dátumami, trasami, kilometrami a rozlíšením služobných a súkromných jázd.
PDF výkaz jednoducho stiahnete a pošlete účtovníkovi e-mailom alebo vytlačíte do zakladača. Vďaka pevnému formátu vyzerá dokument vždy rovnako, bez ohľadu na to, kde ho otvoríte.
Export do XLS pre ďalšie spracovanie
Ak účtovník potrebuje s dátami ďalej pracovať, zvoľte formát XLS (Excel). Tabuľka umožňuje triedenie, filtrovanie a napojenie na ďalšie výpočty, napríklad cestovné náhrady či spotrebu.
XLS export sa hodí aj vtedy, keď importujete údaje do účtovného softvéru. Účtovník si dáta prispôsobí podľa vlastných šablón a nemusí nič prepisovať ručne.
Odovzdanie podkladov účtovníkovi
Po exporte súbor skontrolujte – či sedí obdobie, počet jázd aj rozlíšenie typov. Potom ho odošlite účtovníkovi, ideálne spolu s krátkou poznámkou o období a vozidlách.
Odporúčame exportovať pravidelne v rovnakom termíne, napríklad vždy po skončení mesiaca. Zabezpečíte si tým poriadok v podkladoch a účtovník dostane dáta včas a v očakávanej podobe.
Časté dotazy
V akých formátoch môžem knihu jázd exportovať?
Knihu jázd exportujete do PDF (na tlač a archiváciu ako oficiálny doklad) alebo do XLS/Excel (na ďalšie spracovanie, filtrovanie a import do účtovného softvéru).
Môžem exportovať len jedno vozidlo za konkrétny mesiac?
Áno. Pri exporte zvolíte obdobie (napríklad konkrétny mesiac alebo vlastný rozsah dátumov) aj konkrétne vozidlá – jedno auto, skupinu alebo celý vozový park.
Rozlišuje export služobné a súkromné jazdy?
Áno. Výkaz obsahuje rozlíšenie služobných a súkromných jázd. Preto pred exportom zaraďte všetky nezaradené jazdy, aby boli podklady pre účtovníka kompletné a správne.
Ako často mám knihu jázd exportovať?
Odporúčame exportovať pravidelne, ideálne vždy po skončení mesiaca alebo štvrťroka. Udržíte si tým poriadok v podkladoch a účtovník dostane dáta včas a v očakávanom formáte.
Potrebujete poradiť s exportom pre účtovníctvo? Napíšte na info@savetrack.eu alebo zavolajte +421 908 918 880 a prevedieme vás celým postupom.
GPS monitoring od 150 Kč/měsíc, při roční platbě GPS zařízení zdarma.
Nezávazně objednat